Anwenden der Grundprinzipien
Die PRINCE2-Grundprinzipien werden auf jedes Projekt angewendet und werden selbst nicht angepasst. Ein Projektmanager, der sich an diese Grundprinzipien hält, versteht, wie er die Themen ohne Einbußen beim Nutzen an die internen und externen Faktoren anpassen kann.
Anpassen der Themen
Die Anpassung eines Themas zieht nicht unbedingt eine Änderung der Methode nach sich. In den meisten Fällen werden die projektexternen und -internen Faktoren in die Strategien und Steuerungsmittel des Projekts eingearbeitet. Zu berücksichtigende Richtlinien und Standards des Unternehmens werden in der Risikomanagementstrategie, der Qualitätsmanagementstrategie, der Konfigurationsmanagementstrategie und der Kommunikationsmanagementstrategie des Projekts beschrieben.
Beispiele für die Anpassung der Themen in kleinen Projekten:
Organisation
* Rollen und Funktionen können zusammengelegt werden, Rollen dürfen zwar kombiniert, aber nicht ersatzlos gestrichen werden
* Die Rolle des Auftraggebers und Benutzervertreters wird kombiniert
* Der Lenkungsausschuss übernimmt die Projektsicherung selbst
* Es gibt keine Teammanager
* Der Projektmanager kann die Rolle der Projektunterstützung selbst übernehmen und gleichzeitig Teammitglied sein
Business Case
* Es gibt irgendeine Form der geschäftlichen Rechtfertigung
Pläne
* Es werden Produktbeschreibungen für die wichtigsten Lieferergebnisse erstellt
* Als Plan steht eine Produktcheckliste (wer erstellt, prüft und nimmt Produkte ab; Liefertermine) zur Verfügung
Qualität
* Es werden Vereinbarungen über die an das Projekt und die Produkte gestellten Qualitätsanforderungen getroffen
Risiken
* Projektrisiken werden kurz analysiert
* Maßnahmen zur Risikobehandlung werden vereinbart
Änderungen
* Eine einfache Methode zur Steuerung von Änderungen wird etabliert
* Einfache Standards für die Versionskontrolle werden vorgegeben
Fortschritt
* Vereinbarungen über die Art der Berichterstattung und Steuerungsmittel
Anpassen der Managementprodukte
PRINCE2 enthält Vorlagen für Produktbeschreibungen der Managementprodukte, deren Zweck und Zusammensetzung bestimmte Anforderungen erfüllen müssen, damit die Produkte in den Themen und Prozessen verwendet werden können. Wenn die Anpassung von PRINCE2 auch die Anpassung von Managementprodukten erfordert, müssen möglicherweise die zugehörigen Produktbeschreibungen geändert oder geeignete Vorlagen zur Verfügung gestellt werden.
Beispiele zur Anpassung der Managementprodukte in kleinen Projekten:
* Alle oder einige Berichte mündlich
* Mündlicher Austausch von Informationen und Entscheidungen
* Dokumentation von Entscheidungen im Projekttagebuch
* Berichte evtl. nur als E-Mail
* Die Projektleitdokumentation wird in Form von Powerpointfolien erstellt
Empfohlene Managementprodukte in kleinen Projekten:
Projektleitdokumentation, einschl.
* Projektbeschreibung
* Business Case
* Vereinbarungen bezüglich Kommunikation, Konfigurationen, Umgang mit Risiken, Definition von Qualität
* Projektplan, inkl. Produktbeschreibung des Projektendprodukts und Produktbeschreibungen
* Nutzenrevisionsplan
Projektstatusberichte
* Ggf. in mündlicher Form
* Produktstatusauskunft
Projekttagebuch, einschl.
* Offene Punkte
* Risiken
* Erfahrungen
* Geplante / durchgeführte Qualitätsmanagementaktivitäten
* Konfigurationsdatensätze
Projektabschlussbericht, einschl.
* Erfahrungsbericht
Managementprodukte, die in kleinen Projekten nicht unbedingt benötigt werden:
Phasenplan
* Bei nur einer Managementphase genügt der Projektplan
Teamstatusberichte
* Wenn keine Teams vorhanden sind, entfallen Teamstatusberichte
Arbeitspakete
* Steuerung über Phasenplan möglich, allerdings können Arbeitspakete stärkere Kontrollmechanismen bieten, z. B. beim Einsatz externer Lieferanten
Phasenabschlussbericht
* Bei einer Managementphase entspricht das Phasenende dem Projektende
Offener-Punkt-Bericht
* Offene Punkte werden direkt im Projekttagebuch erfasst
Anpassen der Prozesse
Alle PRINCE2-Prozessaktivitäten sollten durchgeführt werden. Lediglich die Verantwortlichkeiten für die Durchführung bestimmter Aktivitäten können sich ändern - wenn Rollen angepasst worden sind. Möglicherweise sind auch Verweise auf Managementprodukte zu ändern, wenn Managementprodukte angepasst worden sind.
Quelle: OGC, Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2