Zehn Tipps zum Umgang mit Zeitnot

Alles redet von Multitasking und Zeitspartechniken. Funktioniert alles nicht, meint der Soziologe Hartmut Rosa. Er rät zu einem bewussteren Umgang mit dem knappen Gut – und plädiert für ein Ende irgendwelcher Zeit-Management- oder Kontrolltechniken

http://www.cicero.de/salon/zehn-tipps-zum-umgang-mit-zeitnot-mythos-multitasking/51701?seite=1

Die Top 5 der Dinge, die Menschen kurz vor ihrem Tod am meisten bereuen

Kurz vorm Ende sind wir dann schlau: Eine australische Krankenschwester hat nun in einem Buch veröffentlicht, was Menschen kurz vor ihrem Tod am meisten bereuen.

Ein schönes Sprichwort besagt: Man bereut nicht die Dinge, die man getan hat - sondern die Dinge, die man nicht getan hat! Wieviel Wahrheit in diesem Zitat steckt, kann man jetzt in einem Buch von der Sterbebegleiterin Bronnie Ware nachlesen.

Auf 280 Seiten hat die Sterbebegleiterin die fünf Dinge zusammengefasst, die Sterbende am meisten bereuen. Und es ist nicht der Wunsch etwa nach viel Geld, ein Luxusauto oder ein großes Haus, nein, es waren die unerfüllten zwischenmenschliche Dinge.

Top 5 der Dinge, die Sterbende am meisten bereuen:

• Top 1: "Ich wünschte, ich hätte den Mut gehabt mein Leben so zu leben wie ich es wollte, und nicht so wie es von mir erwartet wurde".

Wie viele Träume unerfüllt geblieben sind, merkt man erst dann, wenn das Ende naht. Die meisten Menschen bedauern, dass sie nicht mal die Hälfte all ihrer Träume erfüllt haben.

• Top 2: "Ich wünschte, ich hätte weniger gearbeitet."

Die meisten gaben an, dass sie zu viel Zeit ihres Lebens in der Tretmühle des Arbeitslebens" verbracht hätten und sich zu wenig um Kinder, Partner und Freunde gekümmert zu haben.

• Top 3: "Ich wünschte, ich hätte die Courage gehabt meine Gefühle zu zeigen".

Viele unterdrückten ihre Gefühle, um es sich mit ihren Mitmenschen nicht zu verscherzen. Ein Umstand, der krank machen kann!

• Top 4: "Ich wünschte, ich wäre mit meinen Freunden in Kontakt geblieben".

Erst auf dem Sterbebett erinnert man sich an den Wert Alter und gute Freundschaften - und dann waren diese Freunde häufig nicht mehr zu erreichen.

• Top 5: "Ich hätte mir mehr Glück und Zufriedenheit gönnen sollen".

Viele haben große Angst vor Veränderung, am häufigsten ist genau das der Schlüssel zum Glück ;-)

Quelle: Woman

Null Mails im Posteingang - trotz Mailflut

Wer die Mailflut in seinem Posteing in den Griff bekommen will, muss sich zuerst über ein paar Dinge bewusst werden:

• Manche Mails sind wichtiger als andere.
• Deine Zeit ist immer begrenzt, Dein Arbeitspensum immer größer als Deine Ressourcen. Aber Du bist der Filter, der entscheidet, was wieviel Zeit verdient.
• Hab kein schlechtes Gewissen: Manchmal kann man einfach nicht jede Mail beantworten. Wenn Du überfordert bist, dann zieh einen Strich und beginne wieder neu – ohne schlechtes Gewissen.
• Sei ehrlich mit Dir: Belüge Dich nicht hinsichtlich Deiner wahren Prioritäten, Deiner Zeitschätzungen und was Dir eine Mail wirklich bedeutet.

Posteingang vollständig leeren

Man kann unmöglich alle Mails beantworten. Das ist aber zum Glück auch gar nicht nötig. Mit einem einfachen Vorgehen kannst Du Deinen Posteingang in kurzer Zeit trotzdem vollständig leeren. Pflüge dazu rasch durch die Inbox und sortiere sofort:

• Spam, Kettenbriefe, Massenmails und Witzmails werden umgehend gelöscht.
• Kommentare Deines Blogs oder Mails von Mailinglisten werden sofort archiviert, da sie in der Regel keine Handlung erfordern.
• Wichtige Mails kannst Du in einen speziellen Ordner namens “Pendenzen” verschieben (oder auch “To Do”, “Erledigen” oder “Action”).

Wenn Du so alle Mails in Deinem Posteingang bearbeitet hast (und Dein Posteingang leer ist), gehst Du in den Ordner “Pendenzen”, schreibst kurze Antworten auf alle Mails darin oder machst Die eine Notiz auf einer Aufgabenliste, falls sich aus der Mail eine Aufgabe ergibt.

Vorgehen bei neuen Mails

Das war der “Startmodus”, um das Postfach leer zu bekommen. Wenn Du von nun an neue Mails erhältst, stellst Du Dir drei Fragen:

1. Was bedeutet diese Mail für mich, und betrifft sie mich überhaupt?
2. Welche Handlung – wenn überhaupt! – erfordert diese Mail von mir?
3. Kann ich die Mail und die erforderliche Handlung delegieren?

Über 50% der Mails werden es nicht über die erste Frage schaffen und können gelöscht werden. Der größte Teil des Rests schafft es wahrscheinlich nicht über die zweite Frage hinaus und kann nach einer kurzen Antwort (wenn erforderlich) auch gelöscht werden.

Tricks und Tipps

• Vorlagen: Oft stehen in Antworten auf Mails immer und immer wieder die gleichen fünf bis zehn Basisinformationen. Speichere diese als Vorlagen, so kannst Du Antworten schneller schreiben. Erstelle eine Standard-Antwort, um “Danke” zu sagen, eine Vorlage mit den Antworten auf die wichtigsten regelmäßigen Fragen und Antworten auf administrative Fragen.
• Links: Die Antwort musst Du nicht immer selber schreiben. Oftmals reicht auch ein Link als Antwort (z.B. auf einen Artikel in der Wikipedia).
• Rückfrage: Viele Dinge erledigen sich von selbst. Wenn Du also eine ältere Mail beantworten willst, dann frag zuerst nach: “Brauchst Du die Information noch?”
• Löschen: Wirklich, Mails lassen sich auch löschen. :-) Beantworte Mails also sofort oder lösche sie. Mails, die keine Handlung erfordern, kannst Du oft direkt löschen. Die Angsthasen unter Euch können sie allenfalls archivieren, aber bringt alle Mails unbedingt aus der Inbox, also aus dem Sichtfeld, da sie dort nur ablenken.
• Filter: Filter sind nicht dazu da, Informationen zu verstecken. Aber sie helfen Dir, weniger oft unterbrochen zu werden. Viele Mails kannst Du so automatisch als “gelesen” markieren und in einen Ordner verschieben. Schau dann nur 2-3 Mal pro Woche in diesen Ordner. Eine Faustregel: Erstelle immer dann einen Filter, wenn Du Dir bei einer Mail denkst: “Nicht schon wieder!”
• Rhythmus: Versuche, Dir einen Rhythmus zum E-Mail-Bearbeiten anzugewöhnen. Wie wäre es mit diesem:
  Alle 20 Minuten kannst Du ganz kurz, etwa 2 Minuten lang, neue Mails checken und knappe Antworten schreiben.
  Alle 90 Minuten beantwortest Du für 10 Minuten nicht-kritische Mails.
  Jede Stunde verkleinerst Du 2 Minuten lang Deinen bereits aufgelaufenen Stapel an Mails. Am Ende des Tages machst Du 15 Minuten lang dasselbe, bis er irgendwann nicht mehr als Stapel erkennbar sein wird.
  Zweimal pro Woche kümmerst Du Dich für je 15 Minuten um die Ordnerstruktur, Filter und Regeln.
  Und wenn Du zwischendurch Zeit hast, kannst Du 5-10 Minuten weiter Deine Stapel abbauen.

Leer soll er bleiben!

• Leerer Posteingang durch weniger Mails: Eigentlich logisch: Je weniger Mails Du bekommst, desto weniger wirst Du auch in Deinem Posteingang haben. Frage Dich also, ob Du all die Newsletter, Mails von Mailinglisten oder automatischen Mails wirklich brauchst. Falls ja, kannst Du sie vielleicht mit Filtern als gelesen markieren und direkt archivieren. So stehen sie Dir trotzdem für spätere Recherchen zur Verfügung. Mails, die nur an Dich gerichtet sind, kannst Du vielleicht ebenfalls filtern oder automatisch beantworten lassen. Versuch außerdem, weniger Mails zu beantworten. Denn Antworten bewirken oft Gegenantworten und schon bist Du in einem Mail-Ping-Pong. Schreib weniger Mails und Du wirst weniger Mails bekommen. Wenn Du mit jemandem regelmäßige Maildiskussionen führst (z.B. mit Deiner Mutter), dann schlag vor, persönlich miteinander zu sprechen, zu telefonieren oder nur einmal täglich zu mailen. Nimm die Geschwindigkeit raus.
• Weniger Mail behalten: Der Aufwand, Mails zu archivieren, muss so klein wie möglich sein. Je mehr Ordner und Tags Du benutzt, desto aufwendiger ist das Archivieren. Sei also weniger schüchtern mit der Delete-Taste und verschiebe Deine Mails in möglichst wenige (vielleicht sogar nur einen einzigen) Archiv-Ordner. Heute gibt es sehr gute Programme, um schnell seine Mails zu finden (GMail-Suche, Apples Spotlight, Google-Desktop, Suche bei Windows Vista usw.).
• Jetzt oder nie: Beantworte Deine Mails sofort. Später wirst Du sie wahrscheinlich sowieso nicht mehr beantworten. Falls es nicht anders geht, kannst Du sie in einem “Beantworten”-Ordner zwischen lagern. Aber bearbeite diesen Ordner regelmäßig (d.h. mindestens einmal pro Tag) und bringe auch ihn auf Null.
• Zeiten für Mails: Ruf Deine Mail nur zu gewissen Zeiten ab. Genau so kannst Du Dir auch feste Zeiten für das Beantworten von Mails einrichten. In diesen Zeiten beantwortest Du dann alle offenen Mail in einem Rutsch.

Podcast rund um das Thema Zeitmanagement

Der Podcast rund um das Thema Zeitmanagement bei systargo im Infotainment-Format.

In der bunten Landschaft des Selbst- und Zeitmanagements überprüfen wir scheinbar Selbstverständliches und beschreiben Nützliches. Wir entdecken Merkwürdiges und Bedenkenswertes und scheuen uns weder Ross noch Reiter zu nennen.

Vor Übungen und Tipps schrecken wir ebenfalls nicht zurück, um den Mehrwert zu erhöhen.